11 Strategii pentru schimbarea modului în care trimiteți e-mailuri

11 Strategii pentru schimbarea modului în care trimiteți e-mailuri
Gestionarea e-mailurilor poate fi o corvoadă. Poate fura timpul de la sarcini mai importante si chiar plictisitor creierul. Un studiu al Universității din Londra a constatat că cei care își verifică permanent e-mail-ul ar putea vedea o picătură de 10 puncte de IQ, o scădere mai accentuată decât cea din fumat.

Gestionarea e-mailurilor poate fi o corvoadă. Poate fura timpul de la sarcini mai importante si chiar plictisitor creierul. Un studiu al Universității din Londra a constatat că cei care își verifică permanent e-mail-ul ar putea vedea o picătură de 10 puncte de IQ, o scădere mai accentuată decât cea din fumat. Nu numai că, unele întreprinderi estimative pot pierde 650 miliarde de dolari anual, datorită dezordinirii inutile. Deci, ce puteți face pentru a preveni această pierdere a timpului, a banilor și a puterii creierului? Iată 11 strategii pentru a obține controlul înapoi.

1. Faceți reduceri scurte. Scrieți răspunsuri șablonate care pot fi ușor actualizate pentru a raționaliza procesul de răspuns. Google Labs, de exemplu, oferă chiar și o opțiune numită "Răspunsuri conservate". Pentru a crea răspunsuri consacrate care lucrează pentru dvs., gândiți-vă "cineva îmi va întreba din nou această întrebare" când scrieți un e-mail. Unii experți în productivitate le salvează chiar ca semnături pe care le pot avea în timp ce se află la birou sau pe șosea.
Citiți mai mult: 6 Sfaturi de încercare pentru a pune capăt suprasolicitării prin e-mail

2. Scrieți linii de subiect mai bune. Adăugați un verb la linia subiectului - confirmați, discutați, revizuiți - pentru a vă ajuta mai bine pe destinatarul dvs. să înțeleagă ce trebuie să facă. Această tactică va ajuta la stimularea acțiunii și vă va ține la țintă când scrieți. Asigurați-vă că este ușor de găsit. Întrebați-vă: această linie de subiecte are cuvintele-cheie pe care va trebui să le găsiți cu ușurință în viitor?
Citiți mai multe: Reveniți la răspunsurile mai bune ale e-mailului cu această schimbare de minte-set
3. Păstrați-o simplu . Expertul în productivitate Jason Womack vă sugerează să păstrați e-mailurile la un singur subiect. El spune că oamenii răspund numai atunci când au răspuns la toate întrebările pe care le-au adresat, astfel încât un e-mail mai simplu poate asigura un răspuns mai rapid.
Citiți mai mult: Cum să le primiți pentru a vă trimite un e-mail

4. Magicul cinci teze-e-mail. Un e-mail eficient va răspunde la aceste întrebări - Cine sunteți? Ce vrei? De ce întrebi? De ce să ajut? Ce urmeaza? Dacă puteți, încercați și păstrați notele la cinci propoziții sau chiar trei sau patru. Limitarea dvs. vă va ajuta să vă concentrați asupra a ceea ce este important.
Related: Lifesaver de productivitate: Email-ul cu 5 cuvinte

5. Desemnarea unui timp. Opriți alertele pentru a vedea cât de mult ați făcut atunci când nu vă revizuiți în permanență mesajele primite. Și setați un cronometru. Experții vă recomandă să verificați e-mailul de 2-4 ori pe zi, citiți e-mailul pentru numai 45 de minute pe o sesiune.
Related: Tame Beastul de e-mail

6. BCC-te. Trebuie să-ți urmărești urmărirea? Luați în considerare faptul că vă adresați BCC pe acele e-mailuri și apoi le mutați într-un dosar etichetat "Urmărire." & Rdquo; Verificați doar acest dosar în loc de căsuța dvs. poștală pentru a rămâne în partea superioară a muncii pe care trebuie să o finalizați, astfel încât să nu vă distrageți.
Related: Cum să utilizați BCC pentru organizarea e-mailului dvs.
7. În cazul în care o discuție conduce la mai mult de două e-mailuri, ridicați-vă telefonul sau intrați în chat
. Dați numărul dvs. pentru a indica persoanelor în care aveți încredere pentru a retransmite mesaje urgente, în special dacă ai pierdut din birou. Citește mai mult: Hack-urile Gmail pentru a-ți marca performanța extra Productivitate înrudită: Când trebuie apelat Versus Când se trimite e-mail
8. Formați-vă colegii.

Dacă o conversație este rezolvată, scrieți "nu este nevoie de răspuns" pentru a împiedica trimiterea mai multor e-mailuri în cutie. Stresul că angajații nu ar trebui să simtă nevoia de a răspunde la e-mail atunci când nu pot răspunde cel mai bine la o întrebare. Related: Tame Beastul de e-mail
9. Nu răspundeți

. Răspundeți numai atunci când este necesar și nu faceți mai întâi e-mailuri non-urgente. Și nu răspunde dacă "cere" nu este clar. Nu trebuie să pierdeți timpul încercând să înțelegeți o solicitare care nu a fost bine gândită pentru început. Related: Tehnologia vă ucide productivitatea? Automatizați totul.
Dezabonați-vă de buletine informative nedorite, direcționați automat pe alții la folderele specifice și mutați tot ce nu aveți nevoie imediat la o arhivă. Utilizați instrumente cum ar fi calendarul Google pentru a programa întâlniri, eliminând nevoia de "nesfârșită" când sunteți liber " lanțuri de e-mail

Related: Sfaturi de productivitate teribil pentru a face săptămâna dvs. un triumf 11. Fiți vigilenți.
Mențineți numai două tipuri de e-mailuri în căsuța dvs. poștală: Acelea pe care nu le-ați citit încă și pe cele de care aveți nevoie imediat. Odată ce ați scos-o în căsuța poștală, puteți să vă concentrați numai pe mesajele relevante pentru ceea ce lucrați acum.

Related: 5 Tehnici pentru a mări inbox-ul dvs. de expediere