4 Pași simpli care nu se mai pot întâlni niciodată printr-o altă întâlnire inutilă

4 Pași simpli care nu se mai pot întâlni niciodată printr-o altă întâlnire inutilă
Când întâlnirile se fac greșit, ele pot deveni cea mai mare pierdere de timp din zilele dvs. - perturbând fluxul de lucru și productivitatea sau complicând programele și proiectele deja agitate ale echipei tale. Pentru a combate oboseala întâlnirilor și a păstra întâlnirile cât mai scurte și mai productive posibil, am venit cu câteva sfaturi care au ajutat la întâlnirile pe drumuri: 1.

Când întâlnirile se fac greșit, ele pot deveni cea mai mare pierdere de timp din zilele dvs. - perturbând fluxul de lucru și productivitatea sau complicând programele și proiectele deja agitate ale echipei tale.

Pentru a combate oboseala întâlnirilor și a păstra întâlnirile cât mai scurte și mai productive posibil, am venit cu câteva sfaturi care au ajutat la întâlnirile pe drumuri:

1. Întrebați-vă dacă este necesar.

Primul pas în a face întâlniri corecte este să vă întrebați singur: Este necesară această întâlnire? Cu alte cuvinte, este esențial?

Acest prim pas este critic și informează restul procesului. De asemenea, nu este întotdeauna la fel de ușor ca sună; poate fi tentant să credeți că este necesară o întâlnire atunci când nu cunoașteți răspunsul la o problemă, atunci când simțiți nevoia de a împărtăși o idee sau presupuneți că alții ar trebui implicați.

Provocați-vă să vă gândiți la ceea ce este necesar și cine este esențial pentru a face acest lucru. Dacă vă opriți să vă gândiți la obiectivele tangibile ale întâlnirii, de cele mai multe ori veți realiza că o întâlnire nu vă va ajuta să atingeți aceste obiective.

Sugestii: 6 Moduri ușoare de a face întâlniri distractive - sau cel puțin, nu sugeți

2. Pregătiți o agendă - și respectați-o.

Odată ce ați stabilit că întâlnirea dvs. este necesară, următorul pas este să realizați o agendă utilă. Concentrați-vă pe obiectivul final și lucrați înapoi pentru a planifica programul. Fiecare articol ar trebui să vă aducă cu un pas mai aproape de obiectivul final și, dacă nu, este posibil ca întâlnirea persoanelor să fie distrasă sau să se irosească timp vorbind despre alte subiecte neesențiale. Ține-te și ceilalți responsabili de o agendă solidă. Nici o agendă? Nici o întâlnire.

O agendă de succes ar trebui să arate fiecărui participant imediat dacă este necesar sau nu. Câteva linii directoare:

& bull; Agendele ar trebui să fie acționabile și să indice un "pas următor".

& bull; Trimiteți ordinea de zi cu cel puțin 24 de ore înainte de întâlnire și împuterniciți echipa să se alăture acesteia.

& bull; Permiteți echipei dvs. să aibă opțiunea și flexibilitatea de a nu apărea dacă nu consideră că sunt necesare.

Related: Cum să conduci o întâlnire mai bună (Infographic)

3. Observați când oamenii "verifică".

Este ușor de văzut când cineva "iese" la o întâlnire - verificându-i telefonul sau doodlingul. Observați-o și spuneți-o. Țineți cont de faptul că aceștia au verificat-o pentru un motiv și probabil că nu este vina lor - subiectul nu s-ar putea referi la acestea sau întâlnirea a ieșit din ordinea de zi.

Angajații ar trebui să aibă capacitatea de a pleca dacă nu consideră că întâlnirea este relevantă pentru ei. Iată cum să rămâi pe drumul cel bun și să împiedicăți oamenii să nu mai vadă întâlnirile:

& bull; Începeți la timp și terminați la timp. Se pare atât de ușor, dar nu se întâmplă frecvent.

& bull; Creați un "Loc de parcare". Când întâlnirile dispar de pe ordinea de zi, aruncați acel subiect în parcare pentru a putea urmări mai târziu.

& bull; Rezumați elementele cheie de acțiune la sfârșitul întâlnirii și trimiteți-le într-un e-mail cu un nume de persoană lângă fiecare element de acțiune.

& bull; Sfârșitul întrebându-se: "A fost valoroasă aceasta?" și întrebați ce puteți face mai bine. Puteți obține o mulțime prin împuternicirea echipei dvs. de a arta ceea ce format de întâlnire ar trebui să arate și cum să îmbunătățească pe ea.

4. Creați întâlniri personale amuzante și productive (bere opțională).

Am o întâlnire săptămânală opțională cu echipa mea întreagă. Aceasta este o oportunitate pentru echipa mea să aibă timp neîntrerupt cu mine dacă vor. Este important pentru mine să mă asigur că aceste întâlniri informale sunt distractive, dar și productive. De exemplu, în fiecare după-amiază vineri am "Beers with Martha" în calendarul meu, unde mă întâlnesc cu asistentul meu executiv pentru o băutură și trec peste tot pentru săptămâna viitoare.

Întâlnirile de mers pe jos reprezintă, de asemenea, o schimbare bună în setarea obișnuită a sălii de conferințe. Ca o societate, petrecem prea mult timp în șezut jos, stând pe birourile noastre, așa că trezirea și mișcarea sunt o modalitate foarte bună de a se întâlni. O dată pe săptămână mă întâlnesc cu directorul meu de marketing pentru o întâlnire care numea "Smoothies with Mitchell". Mergem la o cafenea pentru netezime, iar timpul necesar pentru a merge acolo și înapoi este doar suficient timp pentru a ne prinde. Întâlnirile de mers tind să fie și mai productive. Plimbarea pare să stimuleze mai multă creativitate și un dialog natural. Steve Jobs și Mark Zuckerburg sunt susținători celebri ai întâlnirilor de mers pe jos.

În cele din urmă, întâlnirile reprezintă o parte necesară a conducerii unei companii de succes - avem nevoie de timp față în față cu oamenii pentru a face progrese. Dar nimeni nu își dorește timpul pierdut, provocați-vă astfel să profitați la maximum de întâlniri și de timpul altora, reevaluând modul în care abordați întâlnirile în termeni de scopuri, format și stil. Rețineți că timpul petrecut înainte de reuniunea în sine este la fel de important - dacă nu chiar mai important - decât întâlnirea reală. Și, nu în ultimul rând, să te distrezi!